Gloria führt seit vierzehn Jahren die Ausschreibungen der Stadt. Fachbereiche bringen ihr einen Bedarf; sie macht daraus eine Ausschreibung, bewertet die Angebote mit einem Ausschuss und bringt den Zuschlag in den Rat. Ein Anbieter, der nach Veröffentlichung direkt beim Fachbereichsleiter anruft, wird ausgeschlossen. Sie ist fair, absichtlich langsam und hat noch nie eine Nachprüfung verloren.

• Verträge vergeben, die eine Nachprüfung und eine Rechnungsprüfung überstehen
• Fachbereiche dazu bringen, Käufe vor dem Ende des Haushaltsjahrs zu planen
• Rahmenverträge nutzen, um eine sechsmonatige Ausschreibung zu überspringen, wo das rechtlich geht

• Fachbereiche, die den Anbieter schon gewählt haben und wollen, dass sie es legal macht
• Anbieter, die eine Ausschreibung mit 40 Fragen mit Marketingtext beantworten
• Software-Nutzungsbedingungen, die dem Landesrecht zu Daten und Haftung widersprechen

• Verfügbar über einen landes- oder bundesweiten Rahmenvertrag
• Bereit, die Bedingungen der Stadt zu unterschreiben, einschließlich Dateneigentum und anwendbarem Recht
• Barrierefreiheitsnachweise, die das Rechtsamt akzeptiert
• Referenzen aus drei vergleichbaren Städten, mit Telefonnummern

• "Das ist eine Direktvergabe, die nur auf ihre Anfechtung wartet"
• "Automatische Verlängerung ist nach unserer Satzung nicht zulässig"
• "Wer beim Anbieter unterschreibt einen Vertrag mit einer Stadt?"

• Der Landesverband für öffentliche Beschaffung und seine Vertragsdatenbank
• Vergabebekanntmachungen von Städten ähnlicher Größe
• Das Rechtsamt, bevor etwas unterschrieben wird

Illustrative Zusammenstellung. Beruht auf öffentlichen Beschaffungsleitfäden und auf Mustern, die Mobility Labs beim Verkauf an und in der Arbeit mit Kommunen beobachtet hat. Keine Forschungs-Persona: Für dieses Profil wurden keine Vergabebeauftragten befragt.